オンライン秘書が会議の録音や文字起こしから議事録を作るときは、依頼主と録音の取り決めを済ませたうえで、AIには「議事録案」だけを出させ、録音と突き合わせて直してから依頼主に渡します。AIに任せやすいのは、発言の整理と、決定事項・担当と期限・保留事項への振り分け案までです。固有名詞、数字、誰の発言か、そして「決まった」のか「意見が出ただけ」なのかは、録音を聞いて人が確かめる部分として残ります。
仮の例を挙げます。依頼主から「制作担当との定例会議の録音を渡すので、議事録にして共有してほしい」と頼まれたとします。秘書は、録音の扱いを事前に依頼主と取り決め、文字起こしから個人名や連絡先を伏せた作業用の文章を作り、AIに議事録の型へ振り分けさせます。出てきた案を点検表で録音と照合し、食い違いと保留を記録したうえで、依頼主に確認を依頼します。
この記事では、作業の流れ、録音・文字起こしの取り決め、AIに渡す前の線引き、議事録の型、指示文、録音との点検表、納品までを順に説明します。AIツールの優劣、料金、作業時間の短縮率、収入は書きません。会議の記録を残す法的な義務の有無は、この記事では判断しません。
録音から議事録を納品するまでの流れと、AIと人の役割
議事録作成の流れは、取り決め、文字起こし、AIによる議事録案、録音との照合、依頼主の確認、納品の順です。AIが担当するのは議事録案の作成だけで、事実の確定は人が持ちます。
議事録の仕事は、会議が終わってから始まります。録音を聞き直して手で書き起こす方法に比べ、文字起こしの文章をAIに渡して整理させる方法は、振り分けの手間を減らす手段として使えます。ただし、AIの出力は録音の内容と一致するとは限りません。文章として自然に見えても、実際には出ていない発言が混ざる、似た言葉を同じ意味と見なして統合する、といったずれが起こり得ます。そこで、AIに任せる範囲と、人が確かめる範囲をあらかじめ分けておきます。次の表は、工程ごとの役割分担の一例です。
| 工程 | AIに任せやすい部分 | 人が持つ部分 |
|---|---|---|
| 取り決め | なし | 録音・文字起こしの可否、保管、AIに渡す範囲を依頼主と決める |
| 文字起こしの準備 | 文章の整形案（句読点、改行） | 個人名・連絡先・機密の伏せ方を決めて作業用の文章を作る |
| 議事録案の作成 | 要点、決定事項、担当と期限、保留事項への振り分け案 | 振り分けの基準（何を決定とみなすか）を指示文で決める |
| 録音との照合 | なし | 固有名詞、数字、発言者、決定か意見かを録音で聞いて確かめる |
| 依頼主の確認 | 確認依頼の文面案 | 食い違いと保留を示し、依頼主に承認してもらう |
| 納品 | なし | 最終版と、元の録音・文字起こしの扱いを記録して渡す |
表のとおり、AIが入るのは「議事録案の作成」と、文面の整形などの補助だけです。それ以外の工程は人が担当し、特に録音との照合は省略しません。仕事全体の中で議事録をどの位置に置くかは、AIオンライン秘書の仕事内容と最初に選ぶ一業務をまとめた記事で扱っています。
始める前に依頼主と決める：録音・文字起こし・保管の取り決め
録音の取り決めとは、誰が会議を録音し、参加者にどう伝え、文字起こしと録音ファイルをどこに保管して、いつ消すかを、依頼主と事前に決めておくことです。
議事録の素材になる録音には、参加者の声や会社の内部情報が入ります。録音するかどうか、参加者へどう知らせるかは、会議を開く側である依頼主の判断が先に立ちます。秘書が先回りして録音を始めるのではなく、依頼主が決めた方法で受け取る形にします。
会議ツールの録画機能には、参加者に知らせる仕組みがあります。Google Meetのヘルプ「ビデオ会議を録画する」（2026年10月14日に確認）には、録画が開始または停止すると参加者に通知されること、録画できるのは主催者など権限のある人であること、管理者が録画や文字起こしの前に参加者の明示的な同意を求める設定を用意でき、その設定は初期状態ではオフであることが書かれています。つまり、ツールの通知があっても、参加者へどこまで伝えるかは主催者や管理者の設定と運用次第です。使う会議ツールが違うときは、そのツールの公式ヘルプで同じ点を確かめます。参照元: Google Meetヘルプ（ビデオ会議を録画する）
依頼主と決めておく内容を、次の表にまとめます。依頼主の返答は、仕事の記録として文面に残します。
| 決めること | 決め方の例（仮の例） | 決めていないときに起きること |
|---|---|---|
| 録音と文字起こしの可否 | 依頼主が参加者へ事前に伝え、録音は依頼主が開始する | 参加者が録音を知らないまま、記録が秘書の手元に残る |
| AIに渡してよい範囲 | 人名と連絡先は伏せる。社外秘の案件名は「案件A」と置き換える | 伏せる範囲が秘書の判断になり、後で依頼主と食い違う |
| 保管場所 | 録音と文字起こしは依頼主の共有フォルダに置き、秘書の端末には残さない | 秘書の端末に会議の記録が残り続ける |
| 消す時期 | 納品を依頼主が承認した時点で、秘書側の作業用ファイルを削除する | 削除の時期が曖昧なまま、ファイルが溜まる |
| 納品の形 | 議事録の本文と、保留事項の一覧を一つの文書にする | 受け取り側が使う形とずれて、作り直しになる |
これらの取り決めは、会議ごとに決め直すより、最初の契約の段階で決めておくほうが続けやすくなります。仕事を受ける前に依頼主と決める項目の全体は、AI事務の副業を受ける前に依頼主と決める取り決めをまとめた記事にあります。
AIに渡す前の線引き：個人情報と機密の扱い
会議の文字起こしには、参加者の氏名、会社の内部情報、顧客の話題が含まれます。生成AIに渡す前に、渡す範囲を依頼主と決めて絞り、利用するサービスの規約を読んでおくことが準備の中心です。
個人情報保護委員会が令和5年（2023年）6月2日付で公表した「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2026年10月14日に確認）には、個人情報取扱事業者が個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、特定された利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認すること、とあります。また、本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合は、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があるため、サービス提供事業者が個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること、とされています。
同じ文書の一般の利用者向けの留意点には、入力された個人情報が機械学習に利用されることがあること、応答結果に不正確な内容が含まれることがあること、サービス提供事業者の利用規約やプライバシーポリシー等を十分に確認し、入力する情報の内容等を踏まえて適切に判断すること、が挙げられています。この記事の作業にあてはめると、規約の確認と、AIに入れる文字の絞り込みが、秘書側でできる準備です。
依頼主が文書にいう個人情報取扱事業者にあたるか、秘書が預かる記録をどの立場で扱うかは、契約や事情によって変わります。この記事では法的な判断はしません。迷うときは、AIに入れる前に、依頼主へ「この記録をAIサービスに入れてよいか」を確かめます。
作業用の文章を作るときの伏せ方を、次の表に例として示します。伏せる範囲は依頼主の指示を優先し、表は考え方の一例です。
| 文字起こしに含まれるもの | 伏せ方の例（仮の例） | 後で戻すときの注意 |
|---|---|---|
| 参加者の氏名 | 「依頼主」「制作担当」「営業担当」のような役割名に置き換える | 役割名と実名の対応表は、AIに渡さず手元で持つ |
| 電話番号・メールアドレス | 削除する。議事録に必要なら、戻す段階で手作業で入れる | 連絡先を議事録に入れる必要が本当にあるかを依頼主に確かめる |
| 顧客名・取引先名 | 「顧客A」「取引先B」に置き換える | 対応表は、依頼主の保管場所に置く |
| 金額・未公開の数字 | 依頼主が許可しない限り、AIに渡さず、議事録の完成後に手で入れる | 数字は録音で聞き直して入れる。AIの出力から写さない |
議事録の型：決定事項・担当と期限・保留を分けて書く
議事録の型とは、会議名、日時、参加者、決定事項、担当と期限、保留事項、次回の予定を決まった順に書く形式です。決定と意見を分けて書くことで、読む人が次の動きを取り違えにくくなります。
議事録を読む人が知りたいのは、会議で何が決まり、誰がいつまでに何をするかです。経過をすべて書くと長くなり、肝心の決定が埋もれます。そこで、議事録は次の型に当てはめて書きます。AIへの指示文にもこの型を書いておくと、出力の形がそろい、録音との照合もしやすくなります。次の表は、型の各欄と書き方の基準、そして仮の例です。
| 欄 | 書き方の基準 | 仮の例（制作の定例会議） |
|---|---|---|
| 会議名・日時 | 依頼主の呼び方に合わせる。日付は年から書く | 商品ページ制作の定例会議／2026年10月14日 |
| 参加者 | 役割名で書く。実名にするかは依頼主の指示に従う | 依頼主、制作担当、秘書（記録） |
| 決定事項 | 会議の中で合意が言葉になったことだけを書く。意見や提案は入れない | ページの公開日を11月に延期する |
| 担当と期限 | 「誰が・何を・いつまでに」を一行にする。期限が語られなかったら「期限の指定なし」と書く | 制作担当：写真の差し替え案を送る（期限の指定なし） |
| 保留事項 | 結論が出なかった論点と、誰が次に判断するかを書く | 送料表示の方法：依頼主が持ち帰って判断する |
| 次回 | 次回の日時と、先に用意するものを書く。日時が決まっていなければ、決まっていないと書く | 次回の日時は未定。日程の調整は秘書が行う |
型の中で最も間違いが起きやすいのは、決定事項と保留事項の境目です。会議では「それでいいと思います」「検討します」といった言葉が出ますが、前者が決定で、後者が保留とは限りません。誰の「いいと思います」なのかによって、決定にも意見にもなります。この境目の判断は、指示文でAIに基準を渡したうえで、録音を聞いて人が確かめます。日程の候補を出して調整する作業は、日程調整でAIを使う手順と依頼主との確認ルールをまとめた記事で扱っています。
AIへの指示文の組み立て方と完成例
議事録案の指示文には、使う型、決定事項とみなす基準、文字起こしに無いことを足さない条件、判断できないときの書き方を入れます。出力の形を固定すると、録音との照合が楽になります。
指示文は、守ってほしい条件を先に書くと安定します。条件は「文字起こしに無いことを足さない」「発言者が分からないときは『発言者不明』と書く」「判断できないものは保留と書く」の三つを入れます。次に示すのは、伏せ字にした文字起こしを貼り付ける前提の、指示文の仮の例です。
次に貼る文章は、会議の文字起こしから個人名と連絡先を役割名に置き換えたものです。これを、会議名、日時、参加者、決定事項、担当と期限、保留事項、次回の見出しに振り分けてください。決定事項には、発言の中で「決める」「そうする」と言葉にして合意されたものだけを入れ、提案や意見は入れないでください。担当と期限は、発言の中に出ているものだけを書き、出ていなければ「期限の指定なし」と書いてください。文字起こしに無い人名、数字、日付は足さないでください。発言者が分からないときは「発言者不明」、決定か意見か判断できないときは「保留」と書き、その理由を一言添えてください。
この指示文は、実際の依頼の前に、架空の文字起こしで試します。見本として短い会話を用意し、「保留」と「発言者不明」が正しく使われるか、見本に無い数字や人名が混ざらないかを見ます。混ざる場合は、条件が足りないか、貼った文章が長すぎる可能性があります。長い会議は、話題の区切りごとに分けて渡すと、見落としが減ります。
出力に理由を添えさせるのは、照合のためです。AIが「決定」と判断した行に、文字起こしのどの発言が根拠かが書かれていれば、録音のどこを聞き直せばよいかが分かります。固有名詞や専門用語の意味を調べて資料に残す作業は、出典付きの資料の作り方と生成AIの確認手順をまとめた記事にあります。
録音と照合する点検表：固有名詞・数字・発言者の取り違えを見つける
点検表とは、AIが出した議事録案を録音と突き合わせるために、見る点を決めて並べた表です。固有名詞、数字、発言者、決定か意見かの四つの取り違えを、項目ごとに録音で聞いて確かめます。
AIの出力を読んで「自然だ」と感じたとき、人は録音を聞き直さなくなります。しかし、自然な文章であることと、録音と一致することは別です。そこで、読んだ印象ではなく、点検表の項目に沿って、録音の該当箇所を聞いて確かめます。次の表は、この記事で使う点検表の仮の例です。項目の内容は、依頼主の会議の特徴に合わせて足し引きします。
| 見る点 | 録音で聞くこと | 議事録案で見ること | 食い違ったときの直し方 |
|---|---|---|---|
| 固有名詞 | 製品名、会社名、地名の発音と、会議中の説明 | 似た名前に置き換わっていないか、表記が会議資料と同じか | 会議資料の表記に合わせる。資料が無ければ「録音のとおり」と注記して依頼主に確かめる |
| 数字・日付・金額 | 数字そのものと、単位、「以上」「以下」「くらい」のような言い方 | 数字が丸められていないか、単位が落ちていないか、年や月が補われていないか | 録音で聞き取れた数字に直す。聞き取れないときは空欄にして保留に入れる |
| 発言者 | 誰が言ったか。声で判断できるか | 発言者の割り当てが入れ替わっていないか。分からない発言に推測の名前が付いていないか | 判断できない発言は「発言者不明」に直す |
| 決定か意見か | 「決めよう」「そうします」と合意の言葉があったか。途中で撤回されていないか | 提案や意見が決定事項に入っていないか | 合意の言葉が無ければ保留に移し、理由を添える |
| 担当と期限 | 担当者の名前と期限が発言に出ているか | 担当や期限が文脈から補われていないか | 発言に無ければ「期限の指定なし」「担当未定」に直す |
| 録音に無い内容 | 議事録案の各行に対応する発言があるか | 発言に無い補足、背景説明、結論の言い換えが入っていないか | 対応する発言が見つからない行は削除する |
点検は、録音を最初から最後まで聞き直すのではなく、議事録案の行から録音の該当箇所に戻る形で行います。決定事項と担当と期限の行は全部、それ以外の行は気になる箇所を、というように、確かめる範囲に優先順位を付けます。ここでの優先順位は、間違ったときに依頼主の次の動きに影響する行ほど高くします。決定事項の取り違えは、依頼主が実際に動く内容を変えてしまうためです。
点検の結果は、議事録の本文とは別に、変更の記録として残します。たとえば「固有名詞の表記を会議資料に合わせた」「期限をAIが補っていたので削除した」のように、何をどう直したかを書きます。この記録があれば、依頼主が内容を確認するときに、見るべき点をすぐ見つけられます。
決定か意見かを分ける・保留にする判断の基準
決定か意見かを分けるとは、会議の発言の中で合意が言葉になったものだけを決定事項に入れ、提案・意見・検討は保留や議論の経過として分けて扱うことです。
議事録で最も困るのは、実際には決まっていないことが「決定」として書かれ、依頼主や関係者が動いてしまうことです。逆に、決まったことが保留と書かれていれば、動くべき人が動かないままになります。そこで、秘書が自分の判断で決定にするか保留にするかを決めるのではなく、判断の基準を依頼主と共有します。次の表は、発言の例と、それをどう扱うかの目安です。発言はすべて仮の例です。
| 仮の発言 | 扱い | 理由 |
|---|---|---|
| 依頼主「公開日は11月にします」 | 決定事項 | 決める立場の人が、そうすると言葉にしている |
| 制作担当「写真は差し替えたほうがいいと思います」 | 意見として扱い、決定にはしない | 提案の形で、依頼主の合意の言葉が続いていない |
| 制作担当「写真は差し替えたほうがいいと思います」、依頼主「お願いします」 | 決定事項（担当：制作担当） | 提案に対し、決める立場の人が依頼の言葉を返している |
| 依頼主「送料の表示は少し考えさせてください」 | 保留事項（判断者：依頼主） | 結論が出ておらず、持ち帰りの言葉がある |
| 依頼主「それでいいと思います」 | 録音で何に対する発言かを聞いて判断する | 直前の提案が決定の内容なのか、単なる感想なのかで扱いが変わる |
最後の行のように、録音を聞かないと決められないものが、点検表の「決定か意見か」の項目で確かめる対象です。それでも判断できない場合は、秘書が推測で決めず、保留として依頼主に確認します。確認を依頼する文面は、AIに案を出させて整えられます。そのときの考え方は、依頼主と決める範囲と確認項目をまとめたメール返信文の案の記事が参考になります。
依頼主への納品：確認依頼の文面と、渡すものの組み合わせ
納品とは、完成した議事録に、変更の記録と保留事項の一覧を添えて、依頼主に確認を依頼することです。依頼主が承認して初めて、議事録は共有できる状態になります。
議事録は、秘書が作って終わりではなく、依頼主が内容を確認して承認したものを、関係者に共有します。納品の際は、議事録の本文のほかに、保留事項の一覧と、変更の記録を渡します。依頼主が確認に使う時間を減らすために、確認してほしい箇所を先に示します。次に示すのは、確認依頼の文面の仮の例です。
定例会議の議事録をお送りします。録音を聞いて、固有名詞と数字、決定事項と担当と期限を確かめました。ご確認いただきたいのは二点です。一点目は、送料表示の方法を保留事項としている点で、判断者を依頼主様としています。二点目は、制作担当が写真の差し替え案を送る件の期限が会議で語られていなかったため、「期限の指定なし」としている点です。内容に問題がなければ、承認の旨をご返信ください。承認をいただいた時点で、取り決めどおり、私の手元の作業用ファイルを削除します。
この文面には、確認した範囲、依頼主に判断してほしい点、承認後の秘書側の扱いの三つが入っています。確認してほしい点を二点に絞って示せば、依頼主は議事録全体を読み直さなくても、判断が必要な箇所に答えられます。納品物のうち、会議の内容を引き継ぐ手順書に発展させたい場合は、オンライン秘書がAIで業務マニュアルを作る手順をまとめた記事が参考になります。
名簿やアンケートのように、会議以外の記録を表に整える依頼も、同じく「元の記録を守り、AIには案を出させ、人が突き合わせる」という考え方で進められます。その手順は名簿や回答をAIで表に整える手順をまとめた記事にあります。
議事録づくりでよくある失敗と戻し方
議事録づくりの失敗の多くは、取り決めの不足、AIの出力を読むだけで済ませる照合の省略、決定か意見かの扱いの曖昧さのいずれかから起きます。起きたときは、原因の工程に戻って直します。
失敗が起きたときは、議事録の文章だけを直すのではなく、どの工程で防げたかを考えて、次の依頼に反映します。次の表に、よくある失敗と戻し方をまとめます。
| 起きたこと（仮の例） | 防げた工程 | 戻し方 |
|---|---|---|
| 参加者が録音を知らず、依頼主に指摘された | 取り決め | 録音の扱いを依頼主と文面で決め直し、参加者への伝え方を依頼主の責任で行ってもらう |
| 議事録に、会議で出ていない期限が書かれていた | 指示文と点検表 | 指示文に「出ていない期限は足さない」を入れ、点検表の「担当と期限」で全行を録音と照合する |
| 意見のはずの提案が、決定事項に入っていた | 点検表（決定か意見か） | 合意の言葉が録音にあるかを聞き直し、無ければ保留に移す |
| 製品名が似た別の名前になっていた | 点検表（固有名詞） | 会議資料の表記に合わせ、よく出る固有名詞の表記を指示文に入れておく |
| 依頼主が確認に時間を要し、共有が遅れた | 納品 | 確認してほしい点を先に示す文面にし、判断が要る点を二点程度まで絞る |
失敗を記録しておくと、次の依頼で取り決めと点検表に反映できます。点検表は固定のものではなく、依頼主の会議の特徴に合わせて育てていくものです。
よくある質問（FAQ）
- Q1. 文字起こしをそのままAIに貼ってもよいですか。
- 依頼主に確認が取れるまでは貼りません。文字起こしには氏名、連絡先、社内の話題が含まれます。個人情報保護委員会の注意喚起は、個人情報を含むプロンプトを入力するときの確認点を挙げています。まず依頼主と、AIに渡してよい範囲を決め、決まった範囲に絞った作業用の文章を作ります。
- Q2. 録音の許可は、誰がどう取ればよいですか。
- 会議を開く側である依頼主が、参加者へ伝える方法を決めるのが基本です。秘書は、依頼主が決めた方法で録音を受け取ります。Google Meetのヘルプには、録画の開始や停止が参加者に通知されることや、管理者が同意を求める設定を用意できることが書かれています。使う会議ツールの公式ヘルプで、同じ点を確かめます。
- Q3. AIの議事録案を、録音と照合する範囲はどこまでですか。
- 決定事項と担当と期限は全行を録音で聞いて確かめます。それ以外の行は、固有名詞と数字を含む箇所を優先して確かめます。間違ったときに依頼主の次の動きを変える行ほど、優先順位を高くします。点検表は、依頼主の会議の特徴に合わせて足し引きします。
- Q4. 発言者が聞き取れないときは、どう書きますか。
- 推測で名前を付けず、「発言者不明」と書きます。その発言が決定事項や担当に関わる場合は、保留事項として依頼主に確認します。声から人を決めつけて書くと、後で食い違いが起きたときに訂正が必要になります。
- Q5. 会議で期限が語られなかった担当は、どう書きますか。
- 発言に出ていない期限は足さず、「期限の指定なし」と書きます。AIは、文脈から期限を補ってしまうことがあるため、指示文にも補わない条件を入れ、点検表の「担当と期限」で録音と照合します。期限を決める必要があれば、保留事項として依頼主に確認します。
- Q6. 納品した議事録に、後から誤りが見つかったらどうしますか。
- まず、どの行が録音と食い違っていたかを録音で確かめ、直した版と変更の記録を依頼主に送ります。すでに関係者へ共有されている場合は、共有した先を依頼主に確認して、訂正版を差し替えてもらいます。そのうえで、原因の工程を点検表や取り決めに反映します。
まとめ
オンライン秘書がAIで議事録を作る手順の要点は、依頼主と録音の取り決めを先に済ませること、AIには議事録案だけを出させること、人が録音と点検表で照合することの三つです。取り決めでは、録音の可否、AIに渡す範囲、保管場所、消す時期を決めます。AIに渡す文字起こしは、個人名や連絡先を伏せた作業用の文章にします。
議事録は、会議名、日時、参加者、決定事項、担当と期限、保留事項、次回の型に当てはめて書きます。AIの案は、固有名詞、数字、発言者、決定か意見かの四つを中心に、録音を聞いて確かめます。判断できないものは推測で埋めず、保留として依頼主に確認します。
まず、短い架空の会話を用意し、この記事の指示文と点検表を試してみてください。手順が身につけば、実際の依頼でも落ち着いて照合できます。