オンライン秘書の日程調整｜AIで候補日を作る手順と依頼主との確認ルール

オンライン秘書の日程調整は、AIに候補日を作らせる仕事ではなく、依頼主の予定を壊さずに相手と日時を決め切る仕事です。AIは「空いている時間の一覧から、条件に合う枠を並べる」「候補日を伝える文面の案を作る」といった補助に向いています。一方で、どの予定が動かせるか、どの相手を優先するか、最終的にいつに決めるかは依頼主の判断として残します。結論として、先に決めておくことは、カレンダーをどこまで見られるか、候補日を何件まで出してよいか、確定の連絡を誰が出すかの3点です。

仮の例を挙げます。依頼主から「来週、取引先との30分の打ち合わせを入れてほしい」と頼まれたとします。秘書は、依頼主が共有してくれたカレンダーの空き時間を見て、前後に余白を取った候補日を3つ作り、依頼主に確認してから相手へ送ります。相手が1つを選んだら、確定の連絡と招待を出し、依頼主のカレンダーに予定が入ったことを読み戻して確かめます。この流れのどこで何を確認するかを、この記事で順に整理します。

記事の中心は、カレンダーの権限、候補日の作り方、タイムゾーンの扱い、ダブルブッキングの防ぎ方、確定連絡の文面、依頼主に渡す確認メモです。カレンダーの機能と権限の名称は、2026年10月11日に確認したGoogleカレンダーのヘルプとMicrosoftのOutlookのサポートページに書かれている範囲だけを扱い、生成AIへの入力は個人情報保護委員会の資料に沿って適用条件まで書きます。報酬額、時給、案件数、作業時間の短縮率には触れません。仕事全体の中で日程調整をどう位置づけるかは、AIオンライン秘書の仕事内容と最初に選ぶ一業務｜経験・時間・確認者で棚卸しで業務の棚卸しの考え方を説明しています。

オンライン秘書の日程調整で、AIに任せる部分と人が持つ部分

日程調整とは、依頼主の予定と相手の都合を照らし合わせて、双方が合意した日時を決め、カレンダーに入れて連絡するまでの一連の作業です。AIは枠の整理と文面の案を補助し、優先順位と確定は人が行います。

日程調整は、一見すると単純な作業に見えますが、実際には小さな判断が積み重なっています。この日は移動があるので前後に余裕がほしい、この相手には午前を優先したい、この会議は動かせるが別の予定は動かせない、といった判断です。秘書がこれを自分の推測で決めてしまうと、依頼主の知らないところで予定が確定してしまいます。そのため、判断が要る部分を先に洗い出し、判断の材料だけを秘書が用意する形にします。

AIが役立つのは、判断が終わった後の整理の部分です。たとえば、依頼主が決めた条件（所要時間、希望の曜日、避けたい時間帯）を並べ、空き時間の一覧と突き合わせて候補を絞る作業や、候補日を丁寧な言葉で伝える文面の案を作る作業です。逆に、AIに任せないほうがよい部分は、予定の優先順位の決定、相手との関係に配慮が要る断り方、依頼主の個人的な予定の扱いです。次の表に、作業ごとの担当の分け方をまとめます。

作業	AIの補助が向く程度	人が持つ判断
空き時間から条件に合う枠を並べる	一覧の整理、条件との突き合わせ	条件そのもの、動かせる予定の範囲
候補日を相手へ伝える文面を作る	文面の案、敬語の整え	送ってよい候補の最終確認
相手の返答から日時を確定する	返答文の要点の整理	確定してよいかの判断、依頼主への確認
カレンダーに予定を入れて招待を送る	予定名や説明文の案	入力した日時と相手のアドレスの読み戻し
変更・キャンセルの連絡	お詫びと再提案の文面の案	変更を受けるか、相手に何と伝えるか

表のとおり、AIの出番は「整理」と「文面案づくり」に置き、人の判断が要る行は依頼主か秘書本人が決めます。最初の一業務として日程調整を選ぶかどうかを考えるときは、メールの返信文の作り方を扱ったAIでメール返信文の案を作る手順｜依頼主と決める範囲・確認項目と納品例もあわせて読むと、連絡文面の確認の流れがつかめます。

引き受ける前に依頼主と決める範囲と、確定の権限

日程調整の取り決めとは、どの予定を対象にするか、候補日を何件まで出してよいか、確定の連絡を誰が出すかを、作業を始める前に文章で確認しておくことです。口頭の合意だけでは、後で食い違いの原因になります。

日程調整の仕事で起きやすいトラブルは、秘書が決めてよいと思っていた範囲と、依頼主が任せたつもりの範囲がずれていることから始まります。たとえば、秘書は「相手が選んだ候補日で確定してよい」と考えていても、依頼主は「確定の前に自分に一言ほしい」と考えているかもしれません。この食い違いは、最初の打ち合わせで次の項目を確認するだけで、かなり減らせます。

決める項目	選択肢の例	決めないと起きること
対象の予定	社外との打ち合わせだけ／社内会議も含む／個人の予定は除く	想定外の種類の予定に手を入れてしまう
候補日の出し方	3つ並べて相手に選んでもらう／依頼主が選んだ1つだけ送る	依頼主が見ていない枠を相手に提示してしまう
確定の権限	相手が選んだら秘書が確定／確定の前に依頼主へ確認	依頼主の知らない約束が成立する
動かせる予定	動かせる予定にだけ印をつけてもらう／動かさず依頼主に相談	既存の予定を無断で変更してしまう
優先する相手と時間帯	午前優先／昼休みは外す／移動の前後に余白	候補日が依頼主の実際の働き方に合わない
連絡の窓口	依頼主のメールから送る／秘書のアドレスから送る	相手が誰からの連絡か分からず返答が止まる

この表の項目は、最初の打ち合わせで「はい・いいえ」で答えてもらえる形にしておくと進めやすくなります。決まった内容は、後から見返せるようにメッセージかドキュメントに残します。受ける前に依頼主と決めておきたい取り決め全般は、AI事務の副業の始め方｜受ける前に依頼主と決める7つの取り決めと確認先に整理しています。

カレンダーの共有権限を、GoogleカレンダーとOutlookの公式表記で確かめる

カレンダーの共有権限とは、カレンダーの所有者が他の人に、予定の有無だけを見せるか、詳細まで見せるか、編集まで許すかを段階で選ぶ設定です。段階が高いほど秘書にできることは増えますが、依頼主の情報も多く見えます。

Googleカレンダーのヘルプ（カレンダーを共有する – パソコン – Google カレンダー ヘルプ、2026年10月11日確認）によると、カレンダーの共有では、予定がある時間帯だけを見せる段階、予定の詳細を見せる段階、予定を変更できる段階、変更に加えて共有の管理まで任せる段階が用意されています。他の人が所有するカレンダーを共有する場合は、所有者から共有の管理にあたる権限を付与してもらう必要がある、とも書かれています。職場や学校のアカウントでは、共有できるかどうかを管理者が決める点にも注意が必要です。

Outlookも同様に段階制です。Microsoftのサポートページ（Web 版 Outlook でカレンダーを共有する、2026年10月11日確認）には、予定がある時間帯のみ、件名と場所、すべての詳細、編集可能、代理人という段階が示されています。代理人の段階で何ができるかは、渡す前に依頼主の画面と公式ページで内容を確かめてください。権限を与えたあと、共有を取りやめたいときは、Outlookでは予定表名から共有とアクセス許可を開いて相手を削除でき、Googleカレンダーでも設定と共有の画面から相手を削除できます。

ここから、秘書の作業ごとに必要な最小の権限を整理します。以下は、公式の権限の説明から考えた目安であり、公式が示す推奨ではありません。実際には依頼主の組織の設定で挙動が変わることがあるため、最初に1件だけ試して確かめます。

秘書の作業	最小限で足りる権限の目安	理由と注意点
空き時間を見て候補日を作る	予定がある時間帯だけが分かる段階	候補日づくりに予定の件名は要らない。依頼主の情報を見せすぎない
予定の内容を見て優先度を判断する	予定の詳細を表示できる段階	会議名や場所が分かる。個人的な予定が混ざる場合は依頼主に確認する
確定した予定を依頼主のカレンダーに入れる	予定を変更できる段階	予定の作成や編集ができるため、取り決めの範囲を守る
他の人へカレンダーの共有を設定する	変更と共有の管理までを含む段階	共有の相手を増やせるので、原則として秘書には渡さない運用も検討する

候補日を作るだけなら、予定の詳細まで見える権限は要りません。権限は、最初は低い段階で渡してもらい、必要になった作業が出てから上げるほうが、依頼主にとっても安心です。LINEの運用など、アカウントの権限を預かる仕事全般での権限・契約の確かめ方は、LINE運用代行の始め方｜請け負う業務・権限・契約・料金プランの確かめ方でも扱っています。

生成AIに渡す予定の情報と、渡さない情報の分け方

生成AIに渡す情報の線引きとは、候補日づくりに必要な日時と条件だけを入力し、予定の件名・参加者名・連絡先のように個人や取引先が特定できる情報は入力しない、という取り決めです。

カレンダーには、思った以上に個人や取引先の情報が入っています。予定の件名に取引先の会社名や担当者名が入り、説明欄に会議のURLや相談の内容が書かれ、参加者欄にはメールアドレスが並びます。これらをそのまま生成AIに貼り付けると、依頼主が想定していない範囲に情報が出ていくことになります。個人情報保護委員会の資料では、生成AIに個人情報を含む入力をする際の注意が示されています。

個人情報保護委員会の生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（2026年10月11日確認）の別添にあたる注意喚起のPDFでは、適用される立場ごとに留意点が分けられています。個人情報取扱事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認することが求められています。また、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答の出力以外の目的で取り扱われる場合は、個人情報保護法の規定に違反する可能性があるため、提供事業者が機械学習に利用しないことなどを十分に確認することとされています。一般の利用者向けには、入力した個人情報が機械学習に利用されることがあるリスクを踏まえて判断すること、利用規約やプライバシーポリシーを確認することが示されています。これは立場によって適用が異なる内容で、依頼主の事業の形によって当てはまる項目が変わります。

実務では、次のように分けると迷いません。

情報の種類	AIに入力するか	入力する場合の扱い
日付・曜日・時間帯・所要時間	入力してよい	依頼主の承認済みの条件だけを使う
予定の件名・会議名	原則として入力しない	「社外打ち合わせA」のように置き換えた呼び名にする
相手の氏名・会社名	原則として入力しない	「相手方」と書き、宛名は人が最後に入れる
メールアドレス・電話番号・会議URL	入力しない	文面案に入れず、送信時に人が入れる
予定の説明欄・相談内容	入力しない	必要な場合は依頼主に確認してから要点だけ

入力してよいかどうかは、依頼主が使うよう認めたツールかどうかでも変わります。各AIツールの保存期間や学習への利用の条件は、使うツールの公式ヘルプで確認し、取り決めに書き込んでおきます。置き換えた呼び名の対応表を作る場合は、その表を保存する場所も依頼主と決めておきます。

候補日を作る前にそろえる材料：所要時間・余白・希望の時間帯

候補日の材料とは、打ち合わせの所要時間、前後に置く余白、避けたい時間帯、相手が回答できる期限など、枠を作る前に依頼主から受け取っておく条件のことです。材料が足りないまま枠を作ると、やり直しになります。

候補日を作る作業で時間がかかるのは、枠を並べることよりも、条件を聞き返すことです。材料を最初にまとめて受け取れるように、依頼主向けの確認フォームを作っておくと、毎回のやり取りが短くなります。確認する内容は次のとおりです。

• 打ち合わせの目的と所要時間（短い確認で足りるのか、じっくり話すのか）
• 前後に置きたい余白（移動、休憩、準備のための時間があるか）
• 希望の曜日と時間帯、避けたい時間帯
• オンラインか対面か、対面ならどこか
• 相手に回答してほしい期限、候補日を出す件数
• 動かせる予定と動かせない予定の区別

ここで、枠の長さの考え方を示します。1つの枠が実際に占める時間は、打ち合わせの長さに、前後の余白を足した長さです。余白を前後で同じにするなら、打ち合わせの長さに余白の2回分を足します。たとえば短い打ち合わせでも、前後に移動や準備の余白を取る依頼主なら、枠は打ち合わせの長さよりかなり長くなり、同じ時間帯に入る枠の数は減ります。使える時間帯の長さを枠の長さで割り、昼の休憩や既存の予定を引いた残りが、実際に出せる候補の上限です。余白の長さは依頼主の取り決めで変わります。

この計算を先に見せておくと、「候補を3つ出す」と決めたときに、その3つを出す余裕があるのかが分かります。余裕がないのに無理に枠を作ると、移動時間が足りない予定が生まれます。打ち合わせの相手先や場所を事前に調べる場合は、公式の情報に当たって出典を残す方法をオンライン秘書のリサーチ業務｜出典付き資料の作り方と生成AIの確認手順で説明しています。

AIで候補日を作る手順：条件を渡して、人が検算する

AIで候補日を作る手順とは、承認済みの条件と空き時間の一覧をAIに整理させ、出てきた候補を人が元のカレンダーと照合して確かめ、依頼主の承認を得てから相手に送る一連の流れです。

手順は6つの段階に分けられます。段階ごとに、AIが担う部分と人が確かめる部分を分けておくと、間違いを見つけやすくなります。

1. 依頼主から条件を受け取る。前の見出しの材料をそろえ、足りない項目は質問する。
2. カレンダーを見て、条件に合う空き時間を人が書き出す。件名や参加者は書かず、日付と時間帯だけにする。
3. 書き出した空き時間と条件をAIに渡し、候補の一覧を作ってもらう。
4. 出てきた候補を人がカレンダーと1件ずつ照合する。曜日と日付の組み合わせ、前後の余白、昼休みを確かめる。
5. 確認ずみの候補を依頼主に見せて承認をもらう。
6. 承認された候補だけを、相手へ送る文面に入れる。

手順2で空き時間を人が書き出すのは、カレンダーそのものをAIに読ませると、件名や参加者といった情報も一緒に渡ってしまうからです。AIには整理だけを任せ、元データには触れさせません。手順4の照合は、AIの出力を信用しないための工程です。AIの出力は日付と曜日の組み合わせを取り違える可能性があるため、元のカレンダーで曜日を見直します。

次に、AIに渡す指示の仮の例を示します。件名や氏名は含めず、置き換えた呼び名と日時の条件だけを書きます。

指示の部分	書き方の仮の例
目的	社外打ち合わせAの候補日を依頼主が決めた件数だけ作る
打ち合わせの長さと余白	短い打ち合わせ（長さは依頼主が指定）、前後に余白を置く
使える時間帯	11月10日(火)から11月13日(金)の午前10時から午後5時、昼の休憩は除く
すでに埋まっている時間	11月10日(火)午後1時から午後3時、11月12日(木)午前11時から正午
出力の形	候補を日付・曜日・開始と終了の時刻で一覧にする。理由は付けない

出力に「理由は付けない」と指定するのは、理由の説明に余計な推測が混ざるのを防ぐためです。出てきた一覧は、手順4のとおり、人が曜日と日付の組み合わせを元の画面で確かめます。

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タイムゾーンの扱い：依頼主と相手の時刻を取り違えない

タイムゾーンの確認とは、依頼主のカレンダーの基準となる地域の時刻と、相手が使う地域の時刻がずれていないかを、候補日を出す前と確定の連絡の前に確かめることです。

日程調整で取り違えが起きやすいのが、時刻の基準です。依頼主が日本にいても、相手が別の国や地域にいる場合は、同じ「午後3時」が別の時刻を指します。Googleカレンダーのヘルプ（さまざまなタイムゾーンで Google カレンダーを使用する、2026年10月11日確認）によると、設定の全般からメインのタイムゾーンを選べます。カレンダーごとにタイムゾーンを設定する方法もあり、ヘルプでは変更できるのはカレンダーの所有者だけだと書かれています。予定ごとにタイムゾーンを指定する方法や、開始と終了で別のタイムゾーンを選ぶ方法も案内されています。

同じヘルプには、第2のタイムゾーンを表示する設定も載っています。設定の全般で他のタイムゾーンを表示するにチェックを入れると、追加したタイムゾーンがカレンダーのグリッドの左側に表示されます。相手の地域が決まっている場合は、これを使うと、候補日を作るときに両方の時刻を並べて確かめられます。

連絡の文面では、時刻の基準を文字で書きます。次の書き方を取り決めにしておくと、取り違えを防げます。

書き方	仮の例	ねらい
日付・曜日・時刻を並べる	11月10日(火) 午後2時から午後2時30分	曜日と日付のずれを相手が気づける
基準を明記する	日本時間で	相手が自分の地域に直して読む手がかりになる
相手の現地時刻も添える	(相手側の現地時刻はこちらです)と併記	相手が換算せずに確認できる。現地時刻は人が換算して確かめる

現地時刻の換算は、生成AIに任せず、カレンダーの機能か公式の時刻表示で人が確かめます。換算が日付によって変わる地域もあるため、候補日ごとに確かめます。

ダブルブッキングを防ぐ：予約スケジュールの機能と手作業の二重確認

ダブルブッキングの防止とは、同じ時間に複数の予定が入らないよう、候補日を出す時点と確定の時点の両方で、カレンダーの最新の状態を確かめることです。候補日を出してから確定までの間に予定が入ることがあるため、確定時の再確認が要ります。

ダブルブッキングが起きる典型的な場面は、候補日を相手に出した後、確定の返事が来るまでの間に、依頼主が別の予定を入れてしまうことです。候補日を3つ出していれば、その3つの枠は、返事を待つ間は仮に押さえておく取り決めにすると防ぎやすくなります。仮押さえの予定には、「仮」と分かる呼び名をつけ、確定または見送りが決まったら速やかに消します。

Googleカレンダーには、相手が空き時間から自分で予約できる予約スケジュールの機能があります。ヘルプ（予約スケジュールを作成する – Google カレンダー ヘルプ、2026年10月11日確認）によると、作成はパソコンのブラウザで行い、AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは作成できません。予約の長さ、通常時の空き時間とタイムゾーン、予約を受け付ける期間、臨時の空き時間、準備時間、日ごとの予約の上限、ゲストの権限を設定でき、カレンダーで空き情報を確認する設定を選ぶと予定の重複を防げると説明されています。受付の締め切りには既定の設定があり、設定した直後は当日の空き時間が表示されないことがあります。一部の機能には対象のWorkspaceのサブスクリプションなどが必要とも書かれているため、依頼主のアカウントで使えるかを先に確認します。

この機能を使うかどうかは、依頼主と相手との関係で決めます。自動で予約を受け付ける形は、相手が不特定に近い場合に向き、特定の相手と個別に調整する場合は、候補日を出して選んでもらう形のほうが丁寧に見えることもあります。次の表で、2つの進め方を比べます。

比べる点	候補日を出して選んでもらう	公開した空き枠から相手が選ぶ（Googleカレンダーの機能）
相手の手間	返信を書く手間がある	画面で枠を選ぶだけ
依頼主の承認の入れやすさ	候補を事前に確認できる	公開する枠の設定を事前に確認する
重複の防ぎ方	仮押さえと確定時の再確認	空き情報の確認設定と、準備時間・1日の上限
向く場面	特定の相手と個別に調整する	複数の相手が同じ枠から選ぶ
事前に確かめること	仮押さえの運用ルール	機能がアカウントで使えるか、公開範囲

どちらの進め方でも、確定後に依頼主のカレンダーを開き、日時、場所、参加者が意図したとおりかを読み戻します。入力した内容と、画面に出ている内容が一致しているかを人の目で確かめる工程は省きません。

候補日を伝える文面と、確定の連絡の文面（仮の例）

候補日の文面は、用件、所要時間、候補の日時、基準となる時刻、返答の期限を1通にまとめたものです。確定の連絡は、決まった日時、場所または会議の入口、変更するときの連絡先を書いたものです。

文面は、AIに案を作らせてよい部分です。ただし、宛名、日時、URLは人が入れ、送る前に読み直します。以下は仮の例です。宛名と会社名は実在のものではなく、置き換えを示すための仮の書き方です。

候補日の連絡の仮の例

(宛名)様、お世話になっております。(依頼主の名前)の日程調整を担当しております。次回の打ち合わせについて、30分ほどお時間をいただきたく、以下の日時はいかがでしょうか。いずれも日本時間です。
候補1：11月10日(火) 午前10時から午前10時30分
候補2：11月11日(水) 午後2時から午後2時30分
候補3：11月13日(金) 午前11時から午前11時30分
ご都合のよいものを1つお知らせください。恐れ入りますが、11月6日(金)までにお返事をいただけますと助かります。いずれも難しい場合は、ご希望の曜日や時間帯をお知らせください。

確定の連絡の仮の例

(宛名)様、ご返信ありがとうございます。11月11日(水) 午後2時から午後2時30分で確定いたしました。会議のご案内は、別途カレンダーの招待でお送りします。内容や日時に誤りがないか、ご確認をお願いします。変更が必要になった場合は、このメールにご返信ください。

確定の連絡を出す前に、依頼主に確認する取り決めなら、ここで承認を取ります。カレンダーの招待を送る手順は、Googleカレンダーのヘルプ（予定を作成する – パソコン – Google カレンダー ヘルプ、2026年10月11日確認）に、ゲストを追加する方法が載っています。同じヘルプには、ゲストの権限の設定で予定を変更するにチェックを入れるとゲストが予定を変更できるようになること、職場や学校のアカウントではゲストを追加して保存するとGoogle Meetが自動で追加されることも書かれています。相手に予定の変更まで許すかは、依頼主と決めてから設定します。

連絡の文面の整え方や、確認項目の考え方は、AIでメール返信文の案を作る手順｜依頼主と決める範囲・確認項目と納品例でも別の角度から整理しています。日程調整の文面は、これと同じ流れで文面案と確認メモを組み合わせて渡せます。

変更・キャンセル・再調整が出たときの進め方

変更・キャンセルの対応とは、確定後に日時が動いたときに、依頼主への報告、相手への連絡、カレンダーの更新、仮押さえの解放を、決めた順に行うことです。順番を決めておくと、片方だけ更新されて食い違う事態を防げます。

確定した予定が動く場面は、どの依頼主にも起こります。大切なのは、誰が動かすと言ったか、誰が承認したかを残すことです。進め方は次の順にします。まず、変更の希望が相手から来たのか依頼主から来たのかを確認し、依頼主から来た変更なら、再提案の候補日を依頼主に出してもらうか、取り決めの範囲で秘書が作ります。次に、新しい候補日を、通常の候補日と同じ手順で作って照合します。新しい日時が決まったら、カレンダーの予定を更新し、古い日時の仮押さえや予定を消し、相手に変更後の日時を連絡します。

依頼主が不在にする期間があるときは、カレンダー側の機能も使えます。Googleカレンダーのヘルプ（業務時間と勤務場所を設定する、Android向けの案内、2026年10月11日確認）には、不在日を設定すると期間中の会議の招待を自動で辞退できることが書かれています。職場や学校のアカウントで使える機能で、組織の管理者が機能をオフにしている場合は表示されない、とも説明されています。同じページには、予定の有無を確認する権限を与えると、相手に勤務場所も見えるようになるとの注意もあります。勤務場所を登録している依頼主には、権限を渡す前に伝えておきます。

変更の連絡では、お詫びの言葉と再提案を一緒に書くと、相手が返答しやすくなります。キャンセルの理由をどこまで書くかは依頼主の判断です。理由を聞かれても、秘書が推測で説明せず、依頼主に確認してから答えます。

依頼主に渡す確認メモ：日程調整の納品の形

確認メモとは、日程調整の結果とあわせて、確認した内容、依頼主に判断してほしい点、AIを使った箇所、入力しなかった情報を短く記録して渡す1枚の資料です。依頼主が内容を短時間でつかむための道具になります。

日程調整は、予定がカレンダーに入って終わりに見えますが、依頼主にとっては「何がいつ決まったか」を後から見返せることが価値になります。そこで、確定の連絡とあわせて、確認メモを1件ごとに渡します。長くする必要はなく、次の項目があれば足ります。

確認メモの項目	書く内容の仮の例
確定した日時	11月11日(水) 午後2時から午後2時30分、日本時間
形式と入口	オンライン、会議のURLは招待に記載
カレンダーの読み戻し	予定の日時、場所、参加者を画面で確認ずみ
依頼主に判断してほしい点	前後の予定との間が短いため、余白を増やすかどうか
AIを使った箇所	候補日の一覧の整理と、連絡文面の案。人が曜日と日付を照合した
入力しなかった情報	件名、相手の氏名、アドレス、会議のURL
仮押さえの解放	候補2と候補3の仮押さえを削除ずみ

確認メモは、実在する依頼主の情報を含まない形に直せば、業務サンプルとして見せることもできます。サンプルの作り方と見せ方は、未経験からオンライン秘書の業務サンプルの作り方｜仮の例で作る4種類と見せ方で説明しています。実際の依頼主の予定や取引先の名前は、サンプルには使いません。

確認メモの置き場所は、取り決めで1か所に決めます。複数の場所に置くと、どれが最新か分からなくなるからです。保存の期間と削除のルールも依頼主と合意しておきます。請求書や経費の資料を扱うときの保存のルールは、AIで請求書・経費精算の事務を進める手順｜任せる範囲と確認箇所・保存のルールに同じ考え方を載せています。

初回の取り決めチェックと、任される範囲を広げる進め方

初回の取り決めチェックとは、最初の案件を始める前に、範囲、権限、情報の扱い、確定の担当、確認メモの置き場所を一度に確認し、記録として残す作業です。

最初の1件は、小さな範囲で始めます。たとえば「社外との30分の打ち合わせ1件、候補日は3つ、確定は依頼主の承認後」といった形です。うまく回ったら、対象の予定の種類や候補日の件数を少しずつ広げます。広げる判断は、秘書から提案し、依頼主が了承してから行います。

初回に確認する点を次に整理します。

確認する点	決める内容の例	記録の形
範囲	対象の予定の種類、候補日の件数	取り決めのメッセージ
権限	カレンダーの共有の段階、見直しの時期	共有設定の画面を見ながら確認した内容
情報の扱い	AIに入力する項目と入力しない項目	入力の線引きの表
確定の担当	誰が承認し、誰が連絡を出すか	承認の流れの一文
確認メモ	置き場所と保存の期間	置き場所のリンクの共有

仕事を重ねるうちに、依頼主ごとの好みが分かってきます。昼食の時間は外す、移動の後は余白を多めに置く、といった傾向を、取り決めの文書に追記していきます。ただし、傾向を書き足すときも、それが依頼主の指示から得たものか、秘書の推測かを区別して書きます。推測は確認が取れてから、取り決めに入れます。

よくある質問（FAQ）

Q1. 日程調整のためにカレンダーの編集権限を預かる必要はありますか。

候補日を作るだけなら、予定がある時間帯が分かる段階で足りることが多いです。予定をカレンダーに入れる作業まで任される場合に、変更できる段階が必要になります。最初は低い段階で始め、必要になった作業が出てから、依頼主と相談して上げます。

Q2. 相手が候補日のどれも選ばなかったときは、どうすればよいですか。

相手の希望の曜日や時間帯を聞き取り、依頼主に再提案の候補を確認します。相手の返信に具体的な希望が書かれていれば、その条件で枠を作り直し、前の候補と同じ手順で照合します。何度も往復する場合は、予約スケジュールのような相手が自分で選べる形を提案することも考えられます。

Q3. 依頼主が海外にいる場合、日時はどの基準で書けばよいですか。

依頼主と相手の両方がどの基準で読むかを、最初に確認します。文面には日付、曜日、時刻に加えて基準を文字で書きます。換算した現地時刻は、AIの出力をそのまま使わず、カレンダーの機能や時刻の表示で人が確かめます。

Q4. 生成AIに予定表の画面をそのまま見せてもよいですか。

件名や参加者、説明欄が写る画面は、そのまま渡さないのが基本です。空き時間の日付と時間帯だけを書き出して渡す形にします。個人情報が含まれる場合の扱いは、個人情報保護委員会の資料で示された適用条件に沿って、依頼主の事業の形に応じて確認します。

Q5. 予約スケジュールの機能は、どのアカウントでも使えますか。

Googleカレンダーのヘルプでは、作成はパソコンのブラウザで行い、一部の機能には対象のWorkspaceのサブスクリプションなどが必要と書かれています。依頼主のアカウントの種類で使える機能が変わる可能性があるため、設定の画面で実際に表示されるかを確かめます。

Q6. 仮押さえの予定を消し忘れないためには、何をすればよいですか。

仮押さえの予定に「仮」と分かる呼び名をつけ、確認メモの項目に仮押さえの解放を入れておきます。確定または見送りが決まった時点で削除し、削除したことをメモに記録します。確認メモのチェックを納品の条件にすると、消し忘れに気づけます。

まとめ：候補日の作成は補助、確定と判断は依頼主の持ち物として分ける

オンライン秘書の日程調整で大切なのは、AIで枠を早く作ることではなく、範囲と権限、入力する情報、確認の手順を先に決めることです。AIには空き時間の整理と文面の案を任せ、曜日と日付の照合、依頼主の承認、確定後のカレンダーの読み戻しは人が行います。

権限は低い段階から始めて必要に応じて上げ、タイムゾーンは文面に基準を文字で書き、ダブルブッキングは仮押さえと確定時の再確認で防ぎます。個人情報を含む予定を扱うときは、個人情報保護委員会の資料で示された適用条件を確認し、件名や氏名、アドレスはAIに入力しない線引きにします。納品は、確定の連絡と確認メモの組み合わせで行います。

まずは、短い打ち合わせ1件、候補日は少数、確定は依頼主の承認後、という小さな取り決めから始めてください。取り決めの全体像や、受託の実務の進め方は、受託実務と仕事の進め方のカテゴリにまとめています。