AIでメール返信の下書きを作るとき、オンライン秘書が先に決めておくことは、どこまでを自分の担当にするか、どの情報をAIツールに入力してよいか、そして送信の判断を誰が持つかの3点です。AIは文面の骨組みを早く用意する道具として使い、事実の確認と送信の判断は人が担います。下書きは依頼主が最終的に確かめるための材料であり、完成品として扱わない、というのがこの記事の基本線です。
仮の例を挙げます。依頼主から「届いた日程変更のメールに返信の下書きを作ってほしい」と頼まれたとします。秘書は、依頼主が決めた方針（受けるか断るか、候補日はいつか）を受け取り、相手のメールの要点を整理し、方針に沿った返信文をAIの補助で作ります。下書きの末尾には「確認してほしい点」を添えて依頼主へ渡し、送信ボタンは依頼主が押します。ここまでが秘書の担当です。
この記事では、依頼主と決める範囲・権限、渡してよい情報と渡さない情報、下書きの型、送信前の確認項目、依頼主への納品の形を順に整理します。AIツールのデータの扱いは、各社の公式ヘルプで確認できた範囲だけを扱い、個人情報の扱いは個人情報保護委員会のページに沿って適用条件まで書きます。特定のAIツールの優劣、収入、作業時間の短縮率には触れません。
AIでメール返信の下書きを作る仕事の全体像と扱う範囲
メール返信の下書きの仕事は、受信メールの要点整理、依頼主の方針の確認、返信文の下書き作成、確認メモの添付までです。送信と相手への約束の確定は、依頼主の判断として残します。
メールの返信は、書く作業そのものより、何を答えるかを決める作業のほうが重い仕事です。日程は空いているか、見積りの条件は受けられるか、断るなら理由をどこまで書くか。こうした判断は依頼主の事業に関わるため、秘書が自分の考えで決めてしまうと、依頼主が知らない約束が相手に伝わる事態になりかねません。
そこで、AIの出番は「方針が決まった後の文面づくり」と「受信メールの整理」に置きます。方針そのものを決める場面にAIを使う場合も、AIの出力は案として並べるだけにして、選ぶのは依頼主にします。オンライン秘書の仕事全体の中でメール対応がどの位置にあるかは、AIオンライン秘書の仕事内容と最初に選ぶ一業務｜経験・時間・確認者で棚卸しで業務の棚卸しの考え方を説明しています。メール返信の下書きを最初の一業務に選ぶかどうかを考えるときに、あわせて読むと役立ちます。
扱わない範囲もはじめに明記します。契約書への同意、料金の確定、クレームへの謝罪の文面、法的な主張を含むやり取りは、下書きの対象から外すか、依頼主が文面そのものを書く前提にします。迷う種類のメールは、引き受ける前に依頼主へ確認しておくと、作業の途中で止まらずに済みます。
引き受ける前に依頼主と決める範囲と権限
範囲と権限の取り決めとは、どのメールを対象にするか、どこまで秘書が操作できるか、送信を誰が行うかを、作業の前に文章で確認しておくことです。口頭だけの合意は、後で食い違いの原因になります。
メールの仕事で起きやすいトラブルは、秘書が見られるメールの範囲と、依頼主が見せたい範囲がずれていることから始まります。受信箱をすべて見られる権限を渡された場合でも、返信の対象にするのは依頼された種類のメールだけにとどめ、それ以外は開かない、というルールを秘書の側から提案しておくと、依頼主も安心して任せられます。次の表は、最初の打ち合わせで確認したい項目の例です。
| 決める項目 | 選択肢の例 | 決めないと起きること |
|---|---|---|
| 対象のメール | 日程調整だけ／問い合わせの一次返信まで／請求関連を除く | 想定外の種類のメールに下書きを作り、依頼主が把握できなくなる |
| 秘書が使う入口 | 転送されたメールだけ／共有された受信箱／下書きフォルダへの保存 | 見る必要のないメールまで閲覧できる状態が続く |
| 送信の担当 | 依頼主が送る／承認の返事をもらってから秘書が送る | 誰が送るか曖昧なまま、未確認の文面が出てしまう |
| 下書きの渡し方 | 下書きフォルダ／共有ドキュメント／チャットで本文を貼る | 最新の版がどれか分からなくなる |
| 判断が要るメールの扱い | 方針を質問して待つ／下書きを作らず一覧にして渡す | 秘書が方針を推測して書いてしまう |
| AIツールの使用可否 | 使ってよい／使うツールを指定／使わない | 依頼主が想定していないサービスに内容が入力される |
表の6項目のうち、最後の「AIツールの使用可否」は、AIを使う仕事ならではの項目です。依頼主が契約している業務用のAIサービスがあるのか、個人向けの無料サービスを使うのかで、情報の扱いが変わります。この点は次の章以降で詳しく扱います。
仮の例として、取り決めの文面を書いてみます。「対象は日程調整と問い合わせの一次返信。受信箱は転送されたメールだけを見る。下書きは共有ドキュメントに置き、送信は依頼主が行う。判断が要るメールは下書きを作らず、一覧にして質問する。AIツールは依頼主が承認したものだけを使う」。この数行を最初のメッセージで共有するだけでも、後の食い違いを減らせます。取り決め全体の考え方は、AI事務の副業の始め方｜受ける前に依頼主と決める7つの取り決めと確認先に整理してあります。
渡してよい情報と渡さない情報の分け方
AIに渡してよい情報は、依頼主が使用を認めたツールに、返信文の作成に必要な範囲で入力する情報です。渡さない情報は、口座番号やパスワードのように返信に不要なものと、依頼主が入力を認めていない個人の情報です。
情報を分けるときは、「返信文を作るのに本当に必要か」を基準にします。たとえば、日程調整の返信を作るなら、相手の会社名と候補日が分かれば足ります。相手の電話番号や住所、過去のやり取りの全文までAIに入力する必要はありません。必要のない情報は、入力する前に削るのが基本です。
メールの件名・本文・署名には、氏名、メールアドレス、勤務先、電話番号などが含まれています。個人情報保護委員会のQ&Aでは、メールアドレスのユーザー名とドメイン名から特定の個人を識別できる場合、そのメールアドレスは単独で個人情報にあたると説明されています。そうでない場合も、他の情報と容易に照合して個人を識別できるなら、全体として個人情報にあたることがあります。詳しくは個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&AのＱ１－４で確認できます。つまり、メールの内容は、ほとんどの場合、個人情報を含むものとして扱うのが安全です。
実務では、情報を次の3つに分けて覚えておくと、迷いが減ります。入力してよい情報（候補日、依頼の趣旨、依頼主が決めた方針）、削ってから入力する情報（相手の氏名を役職や「ご担当者様」に置き換える、署名欄を除く）、入力しない情報（口座番号、パスワード、本人確認書類の内容、健康や家族に関する詳しい記述）の3つです。入力しない情報が本文に含まれているメールは、AIを使わずに自分で読んで書く、または依頼主へ戻す、という選択肢を持っておきます。
この線引きは、秘書の側で一方的に決めるものではありません。依頼主の事業によっては、取引先の名前そのものを外部のサービスに入力してはいけない場合もあります。最初の取り決めの段階で、入力してよい項目と入力しない項目を、依頼主と一緒に一覧にしておきます。
AIツールのデータの扱いを公式ヘルプで確認する
AIツールに入力した内容がどう保存され、学習などに使われるかは、サービスと契約の種類によって異なります。使う前に各社の公式ヘルプで、設定項目と保存期間を確認し、依頼主と共有します。
ここでは、2026年10月8日に筆者が公式ページで確認できた内容を、例として挙げます。いずれも英語のページの要約であり、設定名や保存期間は変更されることがあります。実際に使う時点で、最新の公式ページを確認してください。
GoogleのGemini Appsのプライバシーハブは、アクティビティの自動削除の既定が18か月で、3か月、36か月、無期限へ変更できると説明しています。人間のレビュー担当者が確認したチャットは、アクティビティを削除しても最長3年保持される、とも書かれています。また、Keep Activityの設定をオフにした場合や一時チャットは、アカウントに紐づいて72時間保持され、その間は応答のため、またGoogleと利用者の保護のために使われると説明されています。同じページには、レビュー担当者に見られたくない機密情報や、Googleに改善に使われたくない情報は入力しないよう求める趣旨の記載があります。
Anthropicの個人向けClaudeのデータ利用に関するページは、Claude Free、Pro、Maxなどの個人向け製品を対象にしています。利用者が改善への利用を許可した場合や、安全性の確認のために会話がフラグ付けされた場合などに、会話が改善に使われうると説明しています。シークレット（Incognito）チャットは、改善への利用設定が有効でも改善に使われないとされています。thumbs up/downのフィードバックを送ると、関連する会話全体が最長5年保存される、という記載もあります。なお、このページは個人向け製品の説明で、Claude for WorkやAPIなどの商用製品は別のページを案内しています。商用製品の扱いは、このページからは分かりません。
| 確認する観点 | Gemini Apps（公式ヘルプの記載） | Claude 個人向け（公式ヘルプの記載） |
|---|---|---|
| 改善への利用の設定 | Keep Activityの設定があり、オフでも一部の処理は残ると説明 | 利用者が許可した場合などに改善へ利用。Incognitoは対象外 |
| 保存期間の説明 | 自動削除の既定は18か月、3か月・36か月・無期限へ変更可 | フィードバック送信時は関連する会話を最長5年保存 |
| 人の確認 | 一部のチャットを人間のレビュー担当者が確認すると説明 | 安全性の確認のためにフラグ付けされた会話は確認・分析されうる |
| 機密情報への注意 | 入力しないよう求める趣旨の記載あり | 商用製品は別ページで確認が必要 |
この表から分かるのは、どのサービスにも「設定を変えられる部分」と「設定にかかわらず残る部分」があることです。表の内容を鵜呑みにするのではなく、依頼主が使うツールの公式ヘルプを一緒に開き、どの設定をオフにするか、業務用のプランに切り替えるかを決めます。業務用のプランは個人向けと扱いが異なる場合があるため、依頼主の契約を確認してから使います。
個人情報を含むメールをAIに入力するときの法律上の見方
個人情報取扱事業者が生成AIに個人情報を含む指示文を入力するときは、特定した利用目的の範囲内であることを確認します。あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを入力し、そのデータが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合は、違反となる可能性があるため、AIの提供事業者が機械学習に利用しないことなどの確認が求められます。
個人情報保護委員会は、令和5年6月2日に生成AIサービスの利用に関する注意喚起等を公表しています。個人情報取扱事業者に向けた注意点として、個人情報を含む指示文を入力する場合は、特定された利用目的を達成するために必要な範囲内であるかを十分に確認すること、とされています。さらに、本人の同意を得ずに個人データを含む指示文を入力し、そのデータが応答結果の出力以外の目的で扱われるなら、個人情報保護法に違反する可能性があるため、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認することが求められています。
この注意点が直接向けられているのは「個人情報取扱事業者」です。依頼主が個人情報取扱事業者にあたるかどうかは、依頼主の事業の形で決まり、秘書が判断する立場にはありません。ただし、依頼主が該当する場合に、依頼主から預かったメールをAIに入力する行為が「依頼主の側の義務」と結びつく可能性があることは、知っておく必要があります。また、同じ文書では、一般の利用者に向けて、入力した個人情報が機械学習に利用されることがあるというリスクや、利用規約・プライバシーポリシーを確認して入力内容を判断することも示されています。
また、個人情報の取扱いを委託された側には、別の条件があります。個人情報保護委員会のQ&Aでは、委託先は、委託に伴って提供された個人データを、委託された業務の範囲内でのみ取り扱わなければならないと説明されています（Ａ７－38）。依頼主から預かったメールを、委託された返信作成のほかの目的で使うことはできない、という方向で理解しておくと実務に結びつけやすくなります。ただし、この説明が秘書との契約にそのまま当てはまるかは、契約の形によって異なります。
法律の適用は、依頼主の事業の形、契約の内容、扱う情報の種類で変わります。この記事は一般的な情報の整理であり、個別の判断は依頼主や専門家に確認してください。秘書の側でできる現実的な対策は、返信に不要な個人情報を入力前に削ること、依頼主が認めたツールだけを使うこと、そして作業後に残った資料の扱いを依頼主と決めておくことの3つです。
返信下書きの型を作る：目的・事実・依頼・期限・結び
返信下書きの型とは、メールの目的、答える事実、相手への依頼、期限、結びの順に文を並べる書き方の枠です。型を決めておくと、AIへの指示も、送信前の確認も、同じ観点で行えます。
ビジネスのメールは、読み手が要点をすばやく把握できる並びにすると、やり取りの往復が減ります。ここでは5つの要素を使います。目的は、このメールで何を伝えるかを1文で示す部分です。事実は、依頼主が決めた回答の内容です。依頼は、相手にしてほしいことです。期限は、依頼への回答がほしい日時です。結びは、挨拶と署名の定型です。
| 要素 | 書く内容 | よくある抜け | 確認する人 |
|---|---|---|---|
| 目的 | 返信の用件を1文で | 件名と本文の用件がずれる | 秘書 |
| 事実 | 依頼主の方針に沿った回答 | 方針にない約束が混ざる | 依頼主 |
| 依頼 | 相手にお願いすること | お願いが複数に散らばる | 秘書 |
| 期限 | 回答がほしい日時 | 曜日と日付が食い違う | 秘書と依頼主 |
| 結び | 挨拶と署名 | 署名の肩書や連絡先が古い | 依頼主 |
表の「確認する人」の列は、誰が責任を持って見るかを示しています。事実と署名は依頼主の持ち物なので、依頼主が最終確認します。秘書は、目的・依頼・期限という書き方の部分を整えます。この分担を最初に決めておくと、下書きの修正依頼が来たときに、どの要素の修正なのかを切り分けられます。
型を使うときに注意したいのは、相手との関係によって調整が必要な点です。初めての取引先と、長く付き合いのある相手では、敬語の強さも前置きの長さも変わります。型は骨組みとして使い、口調は依頼主の過去のメールを見せてもらって合わせます。過去のメールを参考にする場合も、前章で述べた入力の線引きを守り、必要な部分だけをAIに渡します。
AIへの指示文を組み立てる手順と仮の例
AIへの指示文は、役割、受信メールの要点、依頼主の方針、型、守る条件の5つを書くと、下書きの方向がぶれにくくなります。個人を特定する情報は、入力前に置き換えます。
指示文は、AIに丸投げするための文章ではなく、自分が何を頼んでいるかを整理する文章でもあります。5つの要素を順に書き出すと、自分の側で曖昧な部分が見つかります。たとえば、方針の欄が書けないなら、依頼主に確認するべき段階だと分かります。
仮の例として、日程変更の依頼に対する返信の指示文を示します。これは説明用に作った架空の内容で、実在の企業や人物とは関係ありません。
役割：ビジネスメールの返信文の下書きを作る。受信メール：取引先のご担当者様から、打ち合わせの日程を別の日に変えたいという依頼が届いた。方針：依頼主は日程変更を受ける。候補日として2日分を提示し、午前か午後かは相手に選んでもらう。型：目的、事実、依頼、期限、結びの順。条件：新しい約束や金額の話を入れない。不明な点は文面に書かず、確認メモとして別にまとめる。
この指示文には、相手の氏名も会社名も入っていません。「ご担当者様」に置き換えた状態で入力し、AIの出力を受け取った後に、宛名と署名を人の手で入れます。置き換えの手間は増えますが、入力する情報を減らすという考え方に合っています。
もう1つ、条件の欄に入れておきたいのは「分からないことは書かない」という指示です。AIは、足りない情報を自然な文章でもっともらしく補ってしまうことがあります。個人情報保護委員会の注意喚起でも、応答結果に不正確な内容が含まれることがあると指摘されています。日付、金額、人名、固有名詞は、出力された後に原文と突き合わせる対象として扱います。
送信前に確認する項目と、確認する人の分け方
送信前の確認項目は、宛先、事実、日付と曜日、添付、トーン、情報の漏れの6つです。AIが作った下書きは、秘書が1次確認をして、依頼主が最終確認をします。
確認の作業は、下書きを読み返して「なんとなく大丈夫」と判断するのではなく、項目を決めて1つずつ見ていきます。項目を固定すると、疲れているときでも見落としが減ります。次の表は、確認項目と見る場所をまとめたものです。
| 確認項目 | 見る場所 | よくある誤り | 誰が見るか |
|---|---|---|---|
| 宛先 | To・Cc・Bccの欄 | 返信先が全員宛てになっている、Ccの入れ忘れ | 秘書 |
| 事実 | 回答の内容、依頼主の方針との一致 | 方針にない約束が書かれている | 依頼主 |
| 日付と曜日 | 候補日、期限 | 日付と曜日が一致しない、年が違う | 秘書 |
| 添付 | 添付ファイルの有無と名称 | 添付を書いたのに付けていない | 秘書 |
| トーン | 敬語、前置き、結び | 相手との関係に合わない口調 | 依頼主 |
| 情報の漏れ | 引用された過去のメール、署名 | 他社の情報が引用部分に残っている | 秘書と依頼主 |
表の項目のうち、AIの出力で特に誤りが入りやすいのは、日付と曜日、そして事実の2つです。日付と曜日は、カレンダーで実際に照合します。事実は、依頼主の方針メモと文面を並べて、1文ずつ対応しているかを確かめます。方針メモにない文が下書きに入っていたら、その文は削るか、確認メモに回します。
見落としが起きやすい箇所として、メールの引用部分があります。返信では過去のやり取りが下に残るため、他の取引先との別件の内容が混ざっていないかを確認します。転送されたメールの場合は、転送元の情報が残っていないかも見ます。送信は依頼主が行う取り決めであっても、秘書がここまで確認してから渡すと、依頼主の最終確認が速く済みます。
依頼主へ渡す納品の形：下書きと確認メモの2点セット
納品は、返信の下書き本文と、確認メモの2点で行います。確認メモには、依頼主に判断してほしい点、事実を確かめた根拠、AIを使った箇所を短く書きます。
下書きだけを渡すと、依頼主は文面を最初から読み直して、どこに判断が必要なのかを自分で探さなければなりません。確認メモを添えると、依頼主が見るべき箇所が先に分かります。確認メモは長くする必要はなく、箇条書きで3点から5点程度に収めると読まれやすくなります。
確認メモに入れる項目は次のとおりです。1つめは、依頼主に判断してほしい点です。たとえば「候補日を2日提示しました。他の日程にしたい場合は教えてください」のように書きます。2つめは、確かめた根拠です。「相手のメールの日付と、依頼主のカレンダーを照合しました」のように、何と何を突き合わせたかを残します。3つめは、AIを使った箇所です。文面の下書きに使ったのか、受信メールの要約に使ったのかを書いておくと、依頼主が確認の重さを調整できます。4つめは、削った情報です。入力前に置き換えた宛名や、入れなかった内容を書きます。
納品の置き場所は、最初に決めた場所に統一します。複数の場所に版が散らばると、どれが最新か分からなくなります。修正の依頼を受けたときは、元の下書きを上書きせず、版を分けて残しておくと、依頼主の意図が途中で変わっても戻れます。請求や経費の書類を扱う場合の確認と保存の考え方は、AIで請求書・経費精算の事務を進める手順｜任せる範囲と確認箇所・保存のルールにまとめています。メール添付で届く書類を扱うときの参考になります。
仮の納品例：日程変更への返信下書きと確認メモ
仮の納品例とは、返信の下書き本文と確認メモを1組にして示した、架空の見本です。実在の企業や人物は含まず、書き方の流れを確認するために使います。
以下はすべて架空の内容です。依頼主を「仮の依頼主」、相手を「取引先のご担当者様」とし、実在の企業や人物とは関係ありません。日付は説明用に置いたもので、実際の予定ではありません。
【返信の下書き】件名：打ち合わせ日程のご変更について（ご返信）。本文：取引先のご担当者様。いつもお世話になっております。日程変更のご連絡をありがとうございます。変更のご希望を承りました。次の2日程でしたら調整が可能です。10月21日（水）と10月22日（木）で、いずれも午前か午後をお選びいただけますと幸いです。ご都合をお知らせいただけますでしょうか。お手数ですが、10月16日（金）までにご返信をいただけますと助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
【確認メモ】1. 候補日は仮の依頼主の方針に沿って2日提示しました。他の日程を出す場合は教えてください。2. 日付と曜日は、カレンダーで照合しました。3. 受信メールの要約と本文の下書きにAIを使いました。宛名と署名は人の手で入れています。4. 方針にない金額や新しい約束は書いていません。5. 送信前に、宛先の欄と引用部分に他の取引先の情報が残っていないかを、依頼主の側でもご確認ください。
この見本のポイントは、下書きの中に判断の余地を残していないことです。候補日と期限は具体的に書き、相手が次に何をすればよいかが一読で分かるようにしています。確認メモのほうには、判断してほしい点と確かめた根拠を分けて書いています。実際の仕事では、依頼主の言い回しに合わせて、敬語や結びを調整します。
見本の日付を確認すると、10月21日が水曜、22日が木曜、16日が金曜になっているのは、2026年のカレンダーに合わせた架空の設定です。現実の仕事では、年が変わったときや月をまたぐときに、日付と曜日の食い違いが起きやすいため、毎回カレンダーで照合します。
判断に迷うメールの扱いと、下書きを作らない場面
判断に迷うメールとは、依頼主の方針が不明なメール、お金や契約に関わるメール、感情的な内容を含むメールです。これらは下書きを作らず、要点の整理と質問を依頼主へ渡します。
AIを使うと、どんなメールにも下書きが作れてしまうため、「作れるから作る」という流れになりがちです。しかし、作れることと、作ってよいことは別です。方針が決まっていないメールに下書きを作ると、依頼主は方針を決める前に文面を見ることになり、その文面に引っ張られて判断が偏るおそれがあります。
下書きを作らない場面の例を挙げます。1つめは、料金、値引き、契約条件が話題のメールです。金額や条件の文面は、依頼主が自分で書くか、数字を依頼主から受け取ってから整えます。2つめは、苦情やお叱りのメールです。謝罪の範囲は依頼主の判断が必要で、文面の言葉の選び方が相手の受け取り方を大きく左右します。3つめは、法的な主張や、第三者に関する内容を含むメールです。こうしたメールは、秘書の業務範囲を超える場合があります。
こうしたメールを受け取ったときの渡し方は、次のとおりです。メールの要点を3行ほどに整理し、依頼主に決めてほしい点を質問の形で並べ、返事をもらってから下書きに進みます。最初の取り決めで「判断が要るメールは下書きを作らず、一覧にして質問する」と決めてあれば、迷わずにこの動きができます。断る、待つ、質問するという選択肢を持っておくことは、仕事を長く続けるうえで大事な姿勢です。
初回の取り決めと継続の進め方
継続して任せてもらうには、最初の取り決めを文章で残し、定期的に見直すことが大切です。うまくいかなかった点は、原因を工程ごとに切り分けて直します。
最初の1件目は、依頼主も秘書も手探りです。範囲、入力してよい情報、納品の形、送信の担当を最初に書面で共有し、1件目が終わったら見直しの時間を取ります。見直しでは、依頼主の修正が入った箇所を振り返ります。修正が事実の誤りなのか、言い回しの好みなのか、方針の食い違いなのかによって、直すべき工程が変わります。
修正の記録は、型の5つの要素に当てはめて残すと、次回以降の指示文に反映しやすくなります。たとえば、結びの定型を依頼主が毎回書き換えているなら、結びを依頼主の好みの形に固定します。期限の書き方に修正が多いなら、期限の欄の指示を詳しくします。同じ種類の修正が続くときは、AIへの指示文や確認項目の側に原因があることが多いので、そちらを更新します。
また、使うAIツールの設定や規約は変わります。取り決めの中に「年に一度、使っているツールの公式ヘルプを依頼主と確認する」という項目を入れておくと、情報の扱いのずれを早めに見つけられます。メール返信の下書きに慣れてきたら、同じ型を日程調整や問い合わせの一次返信へ広げていきます。事務や経理の分野の記事は、事務・経理のAI活用のカテゴリにまとめています。
よくある質問（FAQ）
- Q1. メールの全文をAIに貼り付けてもよいですか。
- 依頼主が使用を認めたツールを使い、返信に必要な部分だけを貼るのが基本です。氏名や連絡先は入力前に置き換え、口座番号やパスワードのような不要な情報は入力しません。入力の可否は、依頼主との取り決めで先に決めておきます。
- Q2. AIが作った下書きをそのまま送ってもよいですか。
- そのまま送る運用は勧めません。日付、金額、人名などの事実は、AIが不正確な内容を含む出力をすることがあるため、原文や依頼主の方針と突き合わせます。送信前の確認項目に沿って確かめ、最終の判断は依頼主が行います。
- Q3. 無料のAIサービスと業務用のプランは、どちらを使うべきですか。
- どちらが適しているかは、依頼主の契約と扱う情報で変わります。個人向けと業務向けでデータの扱いが異なる場合があるため、各社の公式ヘルプで設定と保存期間を確認し、依頼主が承認したものを使います。
- Q4. 依頼主が個人情報取扱事業者かどうかは、秘書が判断するのですか。
- 秘書が判断する事項ではありません。事業の形によって変わるため、依頼主や専門家に確認します。秘書の側では、不要な個人情報を入力しない、認められたツールだけを使う、作業後の資料の扱いを決める、という対策を取ります。
- Q5. 納品物には何を含めればよいですか。
- 返信の下書き本文と、確認メモの2点です。確認メモには、依頼主に判断してほしい点、確かめた根拠、AIを使った箇所、削った情報を短く書きます。置き場所は取り決めた1か所に統一します。
- Q6. 料金や苦情のメールにも下書きを作ってよいですか。
- 原則として、下書きを作る前に依頼主へ質問します。金額、条件、謝罪の範囲は依頼主の判断が必要な事項です。要点の整理と質問の一覧を先に渡し、方針を受け取ってから文面に進みます。
まとめ：下書きはAIの補助、判断と送信は依頼主の持ち物として分ける
AIでメール返信の下書きを作る仕事は、文面を早く用意することより、範囲と権限、入力する情報、確認の手順を先に決めることが土台になります。AIには受信メールの整理と文面の骨組みづくりを任せ、事実の確認と送信の判断は人が担います。
情報の扱いについては、使うAIツールの公式ヘルプで設定と保存期間を確認し、個人情報を含む場合は個人情報保護委員会の注意喚起で示された点を参考にします。依頼主の事業の形によって法律の適用は変わるため、判断は依頼主や専門家に確認します。納品は下書きと確認メモの2点で行い、判断に迷うメールは下書きを作らず質問に回します。
まずは、日程調整のような判断の少ないメールから始め、取り決めの文面と確認項目を手元に用意してください。1件ごとに修正の内容を記録して型と指示文に反映すれば、依頼主に任せてもらえる範囲が少しずつ広がります。